Privacybeleid

Posthoorn verwerkt dagelijks informatie over personen. Posthoorn houdt zich daarbij aan de Nederlandse wetgeving en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG 4 mei 2016) met betrekking tot Bescherming Persoonsgegevens. Posthoorn respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Posthoorn verwerkt en voor welke doeleinden. De privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Noordeinde Horeca BV bekend onder handelsnaam Suitehotel Restaurant  Posthoorn (hierna ‘Posthoorn’), gevestigd op het Noordeinde 43 te 1141 AG, Monnickendam, KvK-nummer 37111772, e-mailadres: info@posthoorn.eu is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot info@posthoorn.eu. Daar waar hierna gesproken wordt over Posthoorn, wordt bedoeld alle hierboven genoemde entiteiten.

Persoonsgegevens
Posthoorn verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

Artikel 1. Gastenadministratie

Voor het boeken van een overnachting in onze accommodatie, dan wel voor het huren van een van onze vergaderruimten, heeft het hotel uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens (creditcard gegevens) nodig. Deze gegevens kunnen wij ook ontvangen van derde partijen, bij wie u het boekingsproces heeft doorlopen. Eventueel kunnen wij voor aanvullende persoonsgegevens van u vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals uw nationaliteit of gastvoorkeuren. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming/aangeven, om u beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld het bieden van toegang voor mindervalide en/of allergieën. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Wij zullen dit ter plekke in het hotel doen aan de hand van een door u getoond identiteitsdocument. Wij maken hier geen kopie van. Deze gegevens worden alleen intern gebruikt, en worden niet doorgegeven aan andere organisaties voor commerciële doeleinden. Voor de verwerking van online reserveringen werken wij samen/ maken wij gebruik van de technologie van een externe specialist te weten ‘Stardekk’. Stardekk is de verwerkingsverantwoordelijke partij en als waarborg is met Stardekk een verwerkerovereenkomst waarin is vastgelegd hoe de persoonsgegevens verwerkt wordt. Het privacy beleid van Stardekk is conform de AVG en vastgelegd op https://stardekk.com/nl/privacy Voor de verdere verwerking op de eigen locatie ten behoeve van onze gasten administratie werken wij samen verwerkingsverantwoordelijke ‘Oracle Fidelio Suite8’. Met Oracle is een verwerkingovereenkomst gesloten hoe de persoonsgegevens verwerkt worden en zijn waarborgen vastgelegd inzake beveiliging van IT-systemen en privacy. Hun privacy beleid is conform de AVG en vastgelegd op https://www.oracle.com/legal/privacy/services-privacy-policy.html.


Artikel 2.
Toezicht
Posthoorn houdt toezicht op haar pand en terreinen door middel van diverse elektronische mogelijkheden zoals:

2.1 Cameratoezicht

Posthoorn maakt in de algemene (publiek)ruimtes en/of terreinen gebruik van cameratoezicht voor zover noodzakelijk om haar eigendommen te beveiligen en haar gasten te beschermen. Door middel van de camerabeelden verkrijgt Posthoorn, in de algemene (publiek)ruimtes en/of terreinen, inzicht in de activiteiten van personen. Posthoorn overschrijft de camerabeelden automatisch na 7 werkdagen.

2.2. Sleutelgebruik

Posthoorn registreert middels de digitale kamersleutels elke opening in ons pand en op onze terreinen. Aan deze gegevens zijn geen persoonsgegevens gekoppeld behalve datum, tijd en de naam van de kamersleutel.

Artikel 3. Posthoorn account

U kunt een Posthoorn account aanmaken. Op die manier zijn reserveringen en informatie aanvragen bij een vervolgverzoek gemakkelijk te maken, aangezien wij u niet nogmaals om uw gegevens hoeven te vragen. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailgegevens. Deze persoonsgegevens worden in een database bewaard. Voor de verwerking van uw account werken wij samen met een gespecialiseerde onderneming te weten ‘Stardekk’. Stardekk is de verwerkingsverantwoordelijke partij en als waarborg is met Stardekk een verwerkerovereenkomst waarin is vastgelegd hoe de persoonsgegevens verwerkt wordt. Hun privacy beleid is conform de AVG en vastgelegd op https://stardekk.com/nl/privacy. Voor de verwerking van onze gasten administratie werken wij samen met een externe specialist te weten ‘Oracle Fidelio Suite8’. Hun privacy beleid is conform de AVG en vastgelegd op https://www.oracle.com/legal/privacy/services-privacy-policy.html.


Artikel 4.
(Direct) Marketing

Om aanbiedingen te doen die u interesseren verzamelen wij commercieel interessante informatie over personen, zoals demografische gegevens. Door gebruik te maken van diensten van de Posthoorn en/of bij het maken van reserveringen (online, mail of telefonisch) en/of het gebruik van WIFI verwerken wij gastgegevens. Posthoorn gebruikt deze informatie om u via (directe) marketing te benaderen. Wij kunnen informatie over u verzamelen van derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites.

Artikel 5. Social media

Posthoorn is op verschillende sociale media te vinden, zoals op Facebook, Instagram en Twitter. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op deze websites en/of apps gebruikt, zoals een “Facebook-like”. Als een dergelijke functie door u wordt gebruikt, kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie. Tevens kunt u ons gratis WIFI gebruiken door in te loggen via  uw Facebook Account. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u WIFI via Facebook gebruikt overeenkomstig uw instellingen op Facebook.

Artikel 6. WIFI

Posthoon biedt een gratis openbaar WIFI netwerk aan genaamd Posthoorn_Guest . Om in te loggen maakt u gebruik van uw persoonsgegevens (naam – emailadres) of uw Facebook Account. Voor het gebruik van deze inloggegevens zie artikel 4 en 5. Voor het gebruik van het WIFI monitor/verzameld Posthoorn alleen die gegevens welke strikt noodzakelijk om het WIFI correct te laten functioneren. Posthoorn gebruikt op geen enkele wijze data van het draadloze netwerk voor eigen en/of derden (commercieel) gebruik.

Artikel 6. Sollicitatieprocedure

Posthoorn verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan Posthoorn uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen. Open sollicitaties zullen wij opslaan in onze administratie, zodat in de toekomst eventueel contact met u kan worden opgenomen.

Artikel 7. Werknemers

Posthoorn verwerkt ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers maakt Posthoorn gebruik van een gespecialiseerde onderneming te weten ‘ROI Online’. ROI Online is een digitaal platform waarbij werkgevers, managers en werknemers informatie met elkaar uitwisselen. Posthoorn administreert en verwerkt persoonsgegevens in deze systemen en informeert werknemers middels hun persoonlijke webomgeving. Werknemers van de Posthoorn krijgen inzicht in hun persoonlijke informatie via het Medewerker loket. Denk hierbij aan de salarisstroken, de jaaropgaven, het aanvragen van vrije dagen en vakanties etc. De omgeving maakt het ook mogelijk om onderling, maar ook met de dienstverleners van ROI Financials te kunnen communiceren. ROI Online is onderdeel van ROI Financials en is aangesteld als verwerkingsverantwoordelijke. Posthoorn heeft een (verwerkers)overeenkomst gesloten met ROI waarin vastgelegd is hoe persoonsgegevens verwerkt worde en waarmee ROI garanties heeft afgegeven betreffende de beveiliging en privacy van hun verwerking en hun IT systemen.

Artikel 8. Ontvangers
Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten de Posthoorn, behalve in een van de volgende omstandigheden:

  1. Uitvoering van een overeenkomst

    Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is het verwerken van uw (online) reservering en de systemen die nodig zijn om deze te verwerken. Indien het noodzakelijk is voor de betaling van boekingen en/of autorisatie(s) van uw creditcard maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van (online) betalingen.

  2. Met uw toestemming

    Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen indien duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

  3. Voor externe verwerking

    We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en (beheerder van) het Reserveringssystemen en/of CRM-systeem.

  4. Om juridische redenen

    We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

  5. Wettelijke verplichting

    Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. Een ander voorbeeld is dat de belastinginspecteur op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alle gegevens kan opeisen die nodig zijn om belasting te heffen. Ten slotte kan ook de gemeente verzoeken om verstrekking van gegevens ter controle van de toeristenbelastingaanslag. Posthoorn maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

Artikel 9. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. Betalingsgegevens zoals creditcard gegevens worden vastgelegd in systemen van onze IT-leveranciers en (beheerder van) het Reserveringssystemen. Creditcard gegevens worden te allen tijde beschermd en na betaling/uitcheck direct verwijderd. Betalingsgegevens zoals creditcard gegevens worden derhalve niet langer bewaard als waartoe wij het nodig hebben voor de betaling van de overeenkomst. U kunt bijvoorbeeld een Posthoorn account aanmaken, zoals hiervoor in paragraaf 2 is toegelicht. Inactieve accounts zullen wij na een periode van 2 jaar verwijderen. Indien u uw e-mailadres heeft verstrekt om u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening, zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

Artikel 10. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

Posthoorn kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan landen binnen de EER. Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Posthoorn maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

Artikel 11. Cookies

Posthoorn maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.

11.1 Cookiebeleid

Posthoorn verzameld informatie over de navigatiegewoonten van de gebruikers op haar websites via instrumenten zoals cookies en logbestanden. Deze instrumenten zijn exclusief verbonden aan één gebruiker en zijn of haar eigen toegangsapparaat. Cookies zijn bestanden die via de website worden opgeslagen in het browserprogramma van een gebruiker, via een webserver, voor het onderhoud van de browsingsessie door het opslaan van het IP-adres van de gebruiker (of zijn of haar computer) en andere mogelijke browsinggegevens.

Posthoorn kan ‘beacons’ gebruiken, elektronische afbeeldingen waarmee een website het aantal bezoekers en gebruikers kan tellen die een bepaalde website hebben bezocht, alsook om toegang te krijgen tot bepaalde cookies. Dankzij cookies kan een Posthoorn-server het browserprogramma herkennen van de computer die door de gebruiker wordt gebruikt, om het browsen te vereenvoudigen. Deze is ook in staat publieks- en verkeersparameters te meten en de voortgang en het aantal bezoeken te controleren met behulp van de informatie in de cookies, onafhankelijk van enige andere gebruikersgegevens van persoonlijke aard.

Posthoorn gebruikt cookies om het browsen van de gebruiker op de websites in haar eigendom te personaliseren, gebruikerstoegangscookies en sessiecookies om de belasting in evenwicht te brengen.

Posthoorn gebruikt webanalysecookies om browsen van gebruikers op de Websites te meten en analyseren. Analysecookies stellen de persoon die over deze cookies gaat in de gelegenheid het gedrag van gebruikers op de websites waaraan de cookies zijn gekoppeld, te monitoren en analyseren. Posthoorn gebruikt de verkregen gegevens om verbeteringen te implementeren op basis van analyse van de gebruiksgegevens. Via webanalyse is het niet mogelijk informatie te verkrijgen over de naam, achternaam of achternamen, het e-mailadres of postadres van de gebruiker. De verkregen informatie is gerelateerd aan het aantal gebruikers dat de website bezoekt, het aantal bezochte pagina’s, de frequentie en het aantal herhalingen van de bezoeken, de duur ervan, het gebruikte browserprogramma, serviceprovider, de taal, het apparaat dat wordt gebruikt en de stad waaraan het IP-adres is toegewezen.

Posthoorn maakt gebruik van cookies voor gedragsbepaalde reclame voor het beheer van publiciteitsruimte op basis van specifieke criteria, en plug-incookies voor het uitwisselen van sociale content. Cookies voor gedragsbepaalde reclame maken het beheer op de meest effectieve manier mogelijk van reclameruimte die de websitebewerker in de website heeft opgenomen. Deze cookies slaan informatie op over gebruikersgedrag dat is verkregen door voortdurende observatie van de browsinggewoonten van de gebruiker, wat het ons mogelijk maakt reclame te tonen die gebruikersafhankelijk is.

11.2 Typen cookies

We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken. Niet-functionele cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw zichtsveld. Deze stellen ons vooral in staat om onze dienstverlening te verbeteren. We kunnen hierdoor bijvoorbeeld meten hoe vaak onze website wordt gebruikt en naar welke informatie bezoekers op zoek zijn. Wij vragen altijd uw toestemming voor het vragen van niet-functionele cookies.

Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies:

11.3 Analytische cookies

Met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden verbeterd in het voordeel van de gebruikers.

Onder meer de volgende gegevens worden opgeslagen:

– het IP-adres, dat anoniem wordt gemaakt;

– technische kenmerken, zoals de browser die u gebruikt;

– vanaf welke pagina u op de webpagina bent gekomen;

– Welke aankopen u gedaan heeft en/of geïnteresseerd bent

– Informatie over het gebruik van onze website.

11.4 Cookies blokkeren en verwijderen

Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heeft u onze cookies al eerder geaccepteerd? Dan krijgt u deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf te verwijderen.

U kunt er ook voor kiezen om via uw browser het plaatsen van cookies te blokkeren. Blokkeert u alle cookies? Dan werkt onze website minder goed. Wij raden u aan om alleen ongewenste cookies selectief uit te schakelen. Dit kunt u doen in uw browserinstellingen.

Artikel 12. Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

12.1 Recht van inzage

Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij  u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.

12.2 Verbetering of aanvulling

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

12.3 Gegevenswissing
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

– de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
– u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in, en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
– u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
– de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
– wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
– wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

12.4 Beperking verwerking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

12.5 Overdracht digitale data

Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

12.6 Bezwaar
U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.

Artikel 13. Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres info@posthoorn.eu. Posthoorn zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van onze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Posthoorn kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

Artikel 15. Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

Artikel 16. Vragen?

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: info@posthoorn.eu. Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.